Samenvatting:
Moet jij op maandagochtend of vrijdagmiddag een vergadering leiden? De kans is groot dat deelnemers veel aan hun hoofd hebben en niet gemotiveerd zijn om in een vergadering te zitten. Dit artikel geeft je 6 technieken om een vergadering op een krachtige manier te starten, zodat deze effectiever en plezieriger is!
For English, click here.
Eerste vergaderingen of bijeenkomsten van de dag zijn vaak een uitdaging. Sommige mensen zijn niet helemaal wakker, anderen hebben iets aan hun hoofd en controleren e-mail. Het is aan jou om de vergadering te starten, tijd efficiënt te gebruiken, gefocust te blijven en mensen te verbinden.
Dit artikel geeft jou 6 technieken om een vergadering krachtig te starten, zodat je een effectieve vergadering kunt hebben.
1. Muziek
Om een opbeurende sfeer te creëren, kun je muziek afspelen aan het begin van de vergadering. De deelnemers kunnen verschillend binnenkomen op een vergadering. Muziek kan je helpen om aan het begin van een vergadering een specifieke sfeer te creëren. Muziek heeft ook positieve voordelen voor je hersenen. Je kunt er energieker van worden (wanneer er dansmuziek is), gelukkiger van worden (met vrolijke muziek) of meer gefocust zijn (met pianomuziek). Hier vindt je een lijst met mijn muziek om te presteren.
Als alternatief kun je een vergadering starten met een inspirerende videoclip om een bepaalde sfeer neer te zetten. Hier zijn een paar inspirerende videoclips.
Voor zowel muziek als video, zou ik terughoudend zijn om het te gebruiken bij vergaderingen. Het is krachtig wanneer het een verrassing is. Deze techniek duurt niet lang, maar houd rekening met je collega’s die in naastgelegen bureaus…
2. Weekend verslag
Vraag de deelnemers aan het begin van een vergadering een verslag te geven van hun weekend, vakantie of een recente zakenreis. Ze moeten vertellen over wat ze hebben gedaan, ervaren hebben of over de resultaten waren van een sportwedstrijd van hun kinderen.
Als iemand terugkomt van een zakenreis, nodig hem of haar uit om te delen wat hij/zij heeft gezien, wie hij/zij heeft ontmoet en wat hij/zij heeft waargenomen.
Deze techniek kan behoorlijk wat tijd kosten, maar een voordeel van deze aanpak is dat deelnemers elkaar beter leren kennen en contact maken. Als je elkaar beter kent, is het gemakkelijker om samen te werken. Een ander voordeel is dat je iedereen op een leuke manier bij de vergadering betrekt. Blijkbaar is er een verband tussen werken in leuke omgevingen en hogere prestaties door gesprekken over familie en leuke ervaringen. Probeer dit dus regelmatig te doen.
3. Gedachten dump
Deze techniek is ideaal wanneer mensen veel aan hun hoofd hebben. De gedachten die ze hebben, zullen hen afleiden van de inhoud van de vergadering en daardoor kunnen zij minder deelnemen (passief). Dat is zonde van hun tijd (en die van jou).
Als je een “face to face” vergadering hebt, begin dan met deelnemers te vragen om op post-its of in hun notitieblok op te schrijven wat hen bezighoudt (kan zowel op professioneel als privé gebied zijn). Voordat je met de rest van de vergadering begint, vraag dan aan de deelnemers om de actie / het item te delen waar ze hulp bij nodig hebben. Ze moeten zich vrij voelen om uit te wisselen wat ze willen.
Voor virtuele vergaderingen kun je de whiteboard-functie in Skype gebruiken: geef 5 minuten de tijd waarin de deelnemers kunnen typen waar ze aan denken. De voorzitter van de vergadering kan items oproepen die op het whiteboard zijn genoteerd om te zien of mensen elkaar kunnen helpen.
Als je deze mind dump-techniek gebruikt, zul je mensen en hun gedachten erkennen, zodat ze zich meer betrokken voelen bij de vergadering. Ook zullen mensen ervaren dat ze niet alleen zijn en dat er hulp beschikbaar is.
Je kunt deze oefening vaak doen. Houd er rekening mee dat dit item de agenda niet zal domineren. Spreek over dringende gedachten / acties en maak afspraken over de te nemen stappen. Bespreek andere gedachten /acties tijdens een andere vergadering of bijeenkomst.
4. Lift
In lijn met de vorige techniek kun je de deelnemers ook vragen wat ze willen. Dit is vooral handig als je op het punt staat een moeilijk onderwerp te bespreken of als er geen vooruitgang is over een bepaald agenda punt.
Door deelnemers dit te vragen, besteed je aandacht aan wat zij willen en welk resultaat zij zouden willen. Nogmaals, je erkent hen en je maakt duidelijk dat ze erbij horen. Wat er gebeurt is dat je ze uitnodigt om contact te maken met hun creativiteit, hun gevoelens en hun ideaal. Dit hogere bewustzijn is krachtiger dan alleen het verstand (het hoofd) te gebruiken omdat deelnemers hierdoor contact maken met hun kernpotentieel.
De techniek is gebaseerd op de ‘lift’-techniek. Lees voor meer informatie mijn artikel over hoe kernreflectie je kan helpen om verder te komen en mijn artikel over kernkwaliteiten.
Je kunt deze oefening vaak doen. Zorg hier ook dat het niet teveel tijd kost (of reserveer er extra tijd voor).
5. Dankbaarheid
Een krachtige techniek om een vergadering te starten is door te vertellen waar je dankbaar voor bent. Dit kan de goede koffie of de lekkere stoel zijn. Het is beter om je dankbaarheid voor iemand anders te uiten. Vertel een bepaalde deelnemer wat je het meest aan hem of haar waardeert. Mensen verlangen ernaar om erkend, gezien en gewaardeerd te worden. Neem een moment om dit te doen en nodig anderen uit om dit ook te doen.
Ik weet zeker dat dit het bewustzijnsniveau van de vergadering zal verheffen en er betere verbindingen zullen ontstaan. Als de deelnemers het niet graag hardop willen zeggen, nodig ze dan uit om het op een stuk papier te schrijven en aan hun collega te geven. Zorg ervoor dat de deelnemers die een erkenning ontvangen, het accepteren en de ander bedanken voor het compliment.
Je kunt deze techniek gebruiken wanneer het nodig is om deelnemers te erkennen of om betere verbindingen te maken. Ik ervaar meer vreugde en ben energieker wanneer dankbaarheid wordt uitgedrukt en ontvangen. Ik word meer open en nieuwsgierig en er is geen ruimte meer voor zorgen of angst wanneer er dankbaarheid is.
6. Stilte
Een andere techniek is om de vergadering te beginnen met een moment van stilte. Op deze manier kun je de deelnemers uitnodigen om te ‘landen’ en zich te concentreren op dit moment en de vergadering. Je kunt een inspirerend citaat lezen voorafgaand aan het stilte moment.
Een groep waar ik lid van ben, zingt voorafgaand aan bijeenkomsten een mantra. Dit is een natuurlijke en krachtige manier om in een hogere bewustzijnsstaat te komen, zodat de bijeenkomst, harmonieuzer, effectiever is en in lijn met wat er moet gebeuren. Ik kan me voorstellen dat dit niet geschikt is voor alle vergaderingen en bijeenkomsten, maar een moment van stilte en reflectie zal zeker ten goede komen. Vervolgens kun je doorgaan met technieken 3 en 4 om gedachten en idealen uit te wisselen.
Afhankelijk van de groep of de omgeving, kun je dit voorafgaand aan elke vergadering doen om meer focus te krijgen. Het hoeft niet veel tijd te kosten.
De hierboven gegeven technieken zullen bijdragen aan positiviteit en motivatie voor krachtige vergaderingen. Ik ben ervan overtuigd dat er nog veel meer bestaan.
Hoe begin jij een vergadering of bijeenkomst? Laat me het weten in het commentaarveld hieronder. Ik en andere lezers van dit artikel kijken ernaar uit om van je te lezen!
Dank voor het lezen tot hier & het delen van dit artikel met jouw collega’s, vrienden of familie. En alsjeblieft DEEL dit artikel met je netwerk op Twitter, Facebook, Google+ en LinkedIn door op de knoppen hieronder te drukken zodat zij er ook profijt hebben dit artikel over het krachtig starten van een bijeenkomst.
Heb je een fout gezien in dit artikel? Laat me het weten! Ik ben je dankbaar!
Bronnen:
(1)Het groot Werkvormen boek, deel 2, Sasja Dirkse-Hulscher, Angela Talen, Maaike Kester
(2)Trillion Dollar Coach, Eric Schmidt et al.
