Samenvatting: Multidisciplinaire teams kunnen succesvol samenwerken als er een goede voorbereiding is van het project, als er aandacht is voor actie, interactie en reflectie. Dat geldt voor professionals die voor korte tijd met elkaar samenwerken maar ook voor internationale teams die jarenlang aan een project werken.

For English, click here.

Ik vond het niet altijd even makkelijk: werken in multidisciplinaire teams. Ik herinner mij een project waarvoor er een gebouw moest komen met een parkeergarage. Daarvoor was een bemaling noodzakelijk. Om de invloeden van de bemaling te bespreken zat ik aan tafel met verschillende belanghebbenden. Natuurlijk was er de klant, een projectontwikkelaar, de architect, de aannemer, de bemaler, de constructeur, de gemeente en soms ook het waterschap of een andere overheidsinstantie. Met al die verschillende belangen was het project niet altijd succesvol. Daarbij kwam ook nog dat ik vaak maar deel uitmaakte van een deel van het project.

Dit artikel gaat over het werken in multidisciplinaire teams en hoe de leden van het projectteam effectiever en beter met elkaar kunnen samenwerken zodat het project een succes wordt en dat er ook nog plezierig samengewerkt wordt.

Wat is een multidisciplinair team?

Mijn definitie van een multidisciplinair team is een groep van mensen met complementaire ervaring, kwalificaties, competenties en kwaliteiten die samen bijdragen aan het behalen van door een organisatie gestelde doelen.

Er zijn veel bekende en onbekende geheimen van een succesvol multidisciplinair team. Wat mij betreft zijn de onderstaande onderdelen onmisbaar:

Kick-off

Zorg voor een goede kick-off als een multidisciplinair voor het eerst samenkomt. Ik heb ervaren dat dit vaak ontbreekt bij grote projecten. Dat is jammer, want het is dé kans om de teamleden te helpen met het focussen op een gezamenlijk doel of visie.

Bij de kick-off hoort een kennismakingsrondje waarin iedereen zich voorstelt en aangeeft wat zij/hij wil bijdragen aan het slagen van het project. Laat de deelnemers bijvoorbeeld vertellen waar ze vandaan komen en waar ze naartoe willen gaan.

Tijdens de kick-off moet de visie van de organisatie, het doel van het project en de middelen (budget) besproken worden. Naast het resultaat moeten natuurlijk ook de kwaliteitseisen en andere specificaties van het project besproken worden. Uiteraard is het van belang om de rollen, verantwoordelijkheden, taken, grenzen en verwachtingen van alle deelnemers te bespreken. Dan is duidelijk wat van iedereen verwacht wordt en waarvoor, wie aangesproken kan worden.

Afhankelijk van het budget en de duur vat het project, kan er een teambuildingssessie gedaan worden. Dat kan op de hei maar een korte en krachtige teambuilding kan bijvoorbeeld ook de Haka zijn. Een uitstekende activiteit om samen te komen en te verbinden.

Belangrijk van de is dat er tijdens de kick-off een basis wordt gemaakt van vertrouwen en veiligheid vin het project team.

Communicatie stijl

In jouw multidisciplinaire team zitten professionals met verschillende communicatiestijlen. De ene vindt het belangrijk dat er gestructureerd gewerkt wordt en de andere wil zo snel mogelijk doelen halen. Ook zullen er professionals zijn die het belangrijk vinden om gehoord te worden of diegenen die belang hechten aan goede samenwerking. Je kunt hierachter komen door een DISC communicatie test te laten doen.

Het voordeel van zo’n test dat het naast een hoger zelfbewustzijn zorgt voor een grotere persoonlijke effectiviteit binnen het team. Het helpt voor een betere communicatie tussen de teamleden en draagt het bij aan het slagen van een project.

Handleiding

Maak afspraken hoe met elkaar gecommuniceerd wordt en hoe om te gaan met conflicten of als er grenzen worden overtreden die tijdens de kick-off zijn afgesproken. Dit kan je vastleggen in een handleiding voor het team.

Nog effectiever (zeker bij langdurige projecten) is het maken van een persoonlijke handleiding. Dit is aanvullend op de resultaten en de adviezen die zijn gegeven in een DISC verslag. In de persoonlijke handleiding schrijf je op waar je blij van wordt en waar je niet blij van wordt. Beschrijf ook welke situaties je motiveren om het beste van jezelf te zijn en welke niet. Deze persoonlijke handleiding deel je met de andere teamleden.

De handleidingen zullen niet alle conflicten kunnen vermijden maar het maakt het werken wel meer actiegericht, prettiger, veiliger en het kan helpen naar een betere focus omdat er minder ruis is.

Confrontaties

Het werken in een multidisciplinair team kan stressvol zijn. Er zijn verschillende expertises en meningen aan tafel en die kunnen voor confrontaties zorgen. Ga discussies niet uit de weg. Verschillende specialisten hebben andere professionele opinies. Moedig die mensen ook aan om die te geven maar hou het doel voor ogen, wees praktisch, flexibel, respectvol en pas je eventueel aan. Wees bewust van de dynamiek van macht en belangen van de verschillende teamleden. Dat is hard werken voor iedereen.

Maar als je in het begin duidelijk afspreekt hoe je met elkaar werkt kun je sneller tot een overeenstemming komen. En dan kunnen er ook sneller beslissingen worden genomen.

Check-in

Eigenlijk gaat het hier om de voortgangsbesprekingen maar ook om de gesprekken bij het koffie apparaat. Het doel is interactie en om elkaar op de hoogte te brengen van de status van het project. Daardoor beheers je verwachtingen, kun je bijsturen, evalueren en kunnen (deel)successen gevierd worden. Ook kun je mensen wijzen op hun verantwoordelijk zonder dat dit tot een conflict hoeft te leiden. Dat doe je dus niet door iemand (openlijk) terecht te wijzen maar door te vragen welke acties er nodig zijn om het werk te verbeteren.

Bij de check-in ga je na of iedereen nog de juiste focus heeft en of er in lijn naar het doel/visie/resultaat gewerkt wordt.

Door in te checken betrek je de teamleden nog meer bij het proces en zorg je ervoor dat mensen persoonlijk baat hebben bij het slagen van het project. Je zorgt dat mensen erkend worden en je geeft ze autonomie en eigenaarschap over hun werk. Ook voor mensen die tijdelijk aan project meewerken.

Internationale teams

Hierover kan ik een apart artikel over schrijven maar het komt erop neer dat je bewust en respectvol bent van andere gebruiken, omgangsvormen en tijdsverschillen. Zo viel het mij op dat bij projecten waaraan ik bijvoorbeeld in Turkije heb meegewerkt anders werd gecommuniceerd dan projecten in de Verenigde Staten. In Turkije werd er voorzichtig gecommuniceerd (en gewerkt) om gezichtsverlies te voorkomen. In Amerika was alles extravert en gebruikte men af en toe grof taalgebruik aan tafel. Iets wat in Turkije ondenkbaar was.

In landen zoals Duitsland en Frankrijk is communicatie erg gebonden aan hiërarchie en is het een stuk formeler dan in Nederland. Daar zou het ondenkbaar zijn dat een medewerker de directeur aanspreekt met zijn of haar voornaam. Als je met Fransen of Duitsers werkt in je multidisciplinaire team, dan is het wijzer om ook formeel taalgebruik te gebruiken. Als zij daarvan afwijken dan kun je dat altijd nog doen.

Lange termijn leerproces

Om multidisciplinaire teams goed te laten werken zijn de juiste competenties noodzakelijk maar ook de erkenning van de verschillende leden speelt een belangrijke rol. Dit is een lange termijn taak en heeft constante aandacht en bijsturing nodig. Dat betekent dat er een constante ontwikkeling moet plaatsvinden en dat de taak (purpose / waarom) van het team duidelijk moet blijven.

Het werken in een multidisciplinair team is een leerproces. Naast de check-in is het belangrijk om bij het behalen van je doel te reflecteren over wat goed ging, wat minder goed ging en wat er de volgende keer anders moet.

Toekomstige projecten met multidisciplinaire teams kunnen weliswaar anders zijn, toch zal het gemakkelijker, beter en efficiënter gaan als je hiervan bewust bent.

Wanneer is een multidisciplinair team succesvol?

Een multidisciplinair team is succesvol als er voldoende vertrouwen, erkenning, autonomie en eigenaarschap aanwezig is en gewaarborgd blijft. Dit vraagt om goed leiderschap maar ook om teamleden die vastberaden zijn om het beste uit zichzelf en de anderen te halen zodat het project slaagt. En daarbij ook nog plezier hebben.

Samenvattend: Bij het slagen van een multidisciplinair team is het van belang dat de volgende onderstaande onderdelen aandacht krijgen:

1. Voorbereiding
2. Actie en interactie
3. Reflectie

Dit kan herhaald worden nadat een sub-taak van een project is afgerond.

Onderneem nu actie!

In de toekomst zal er een toenemende behoefte zijn aan multidisciplinaire teams en aan professionals die goed in dergelijke teams kunnen werken. Daarbij is het van belang dat je jezelf goed kent.

Een goede eerste stap zou zijn om van jezelf een gebruikshandleiding te maken en daarbij bewust te zijn van jouw primaire communicatieprofiel. Ik kan jou en jouw team bij helpen om effectiever met anderen te communiceren. Ook kan ik jouw team helpen met het faciliteren van een krachtige kick-off of het tussentijds evalueren en de reflectie. Dit om het succes en plezier van huidige en toekomstige projecten waarbij veel disciplines aanwezig zijn te verbeteren. Interesse? Neem vandaag nog contact met mij op!

Wat maakt een multidisciplinair team succesvol en wat zijn jouw geheimen? Laat me weten in het commentaarveld hieronder. Ik en de andere lezers van dit artikel kijken ernaar uit om van je te lezen!

Dank voor het lezen tot hier & het delen van dit artikel met jouw collega’s, vrienden of familie. En alsjeblieft DEEL dit artikel met je netwerk op Twitter, Facebook, Google+ en LinkedIn door op de knoppen hieronder te drukken zodat zij er ook profijt hebben van dit artikel over de geheimen van succesvolle multidisciplinaire teams.

Heb je een fout gezien in dit artikel? Laat me het weten! Ik ben je dankbaar!