For English, click here.
“Morgen heb ik een onboarding!”. Een goede vriendin van mij draaide met haar ogen. Het was de zoveelste en ze er geen zin in had. Er zijn vaak niet inspirerende sprekers en activiteiten. “Zonde van de tijd en het geld”, verzuchtte ze.
Dat is jammer want het is goed mogelijk om succesvolle onboarding programma’s te maken die mensen wel inspireren. De afgelopen jaren ben ik betrokken geweest bij onboarding programma’s van verschillende bedrijven.
Dit artikel gaat over die zaken die me zijn opgevallen en die ervoor kunnen zorgen dat een onboarding wel succesvol is.
Onboarding en strategiesessies
Een kennis was toegetreden tot de raad van commissarissen van een stichting. De hele raad was nieuw en ze hadden een onboarding sessie waarbij het bestuur en personeel openhartig vertelden over hun werk.
Soms hebben bedrijven een nieuw management of een nieuwe bedrijfsstrategie en nodigen ze hun medewerkers uit voor een onboarding sessie. Dit is geen onboarding, aangezien de medewerkers al aan boord zijn. Noem het beter een strategiesessie of een bedrijfsupdate.
Verschillende soorten onboarding
De onboardings waar ik bij betrokken ben geweest waren allen offline en on-site. Het bedrijf had een (prachtige) locatie afgehuurd waar de nieuwe medewerkers uit de hele wereld naartoe konden komen. Die onboarding duurde meestal een aantal dagen.
Vorige week sprak ik iemand die nieuw was bij een groot bedrijf. Zijn onboarding was helemaal online. Een aantal dagdelen zat hij achter zijn computer om een onboarding programma te volgen met alle nieuwe werknemers overal ter wereld.
Hij vertelde me dat het wel oké was maar dat hij van plan was om binnenkort zelf een borrel te organiseren met alle nieuwe medewerkers hier in Nederland.
Het is een grote logistieke en financiële uitdaging voor sommige bedrijven om alle nieuwe medewerkers samen te laten komen voor een onboarding. Toch zou ik er in dat geval voor pleiten om dan te kiezen voor een hybride programma waarbij een deel online is met alle nieuwe medewerkers en een deel offline of on-site met de lokale nieuwe medewerkers.
Drie doelen voor onboarding
Er zijn drie doelen voor en onboardingsprogramma.
Een eerste is de nieuwe medewerkers kennis te laten maken met de praktische aspecten en werkwijze van het bedrijf of organisatie.
Een tweede doel is kennis te maken met het bedrijf. Het is dan de bedoeling dat de nieuwe medewerkers begrijpen waar het bedrijf voor staat, wat de waarden zijn en wat de missie of het Waarom van het bedrijf is.
Tenslotte is netwerken een doel van een onboarding. Dat betekent dat de nieuwe mensen elkaar leren kennen en ook weten waarvoor en bij wie ze binnen het bedrijf terecht kunnen.
Praktische aspecten
Misschien is dit wel het makkelijkste onderdeel van de onboarding en dit kan online of in hybride vorm worden georganiseerd. Onder de praktische aspecten versta ik waar je vakantie kunt aanvragen, hoe je ziek moet melden, waar je visitekaartjes kan laten maken en waar je vragen kunt stellen over je salaris. Er bestaan online platformen die jou hiermee kunnen helpen zodat de nieuwe medewerkers afzonderlijk dit programma kunnen volgen, op een tijdstip dat hun het beste uitkomt.
Kennismaking met het bedrijf
De bedrijfsonderdelen
Dit is een belangrijk onderdeel van de onboarding. Als het goed is, weten de meeste nieuwe medewerkers wat het bedrijf doet. Zorg ervoor dat de deelnemers nog eens een goede presentatie krijgen van alle onderdelen van het bedrijf. Zo weten ze ook bij welk onderdeel ze klanten kunnen doorverwijzen om ze verder e helpen met hun vragen. Dit programmaonderdeel kan online.
Business Casussen
Veel bedrijven en organisaties laten hun nieuwe medewerkers business casussen doen. Die casussen zijn specifiek voor het segment waarbinnen het bedrijf opereert. Soms gaat het over het schrijven van een businessplan, presenteren, over het uitvoeren van een audit of het uitwerken van een innovatie. Tijdens deze casussen leren de nieuwe medewerkers hoe ze het beste te werk kunnen gaan en welke instrumenten ze daarvoor hebben. Bedrijven laten deze casussen online door medewerkers doen maar het kan ook offline.
DNA van het bedrijf
Dit onderdeel gaat dieper dan de bedrijfsvoering en de organisatie. De medewerkers horen hier meer over de ontstaansgeschiedenis van het bedrijf. Waarom het bestaat, de waarden, de missie, de visie, de purpose en het Waarom (de WHY).
->Leestip: Het verschil tussen een missie, visie en het Waarom
Laat ze kennis maken met de rituelen of de symbolen van de organisatie. Misschien is dit wel het belangrijkste onderdeel van het onboardingsprogramma. Het is de bedoeling dat de nieuwe medewerkers niet alleen bewust zijn van deze elementen en dat ze die ook voelen.
Als er over waarden gesproken wordt dan is het van belang om uit te leggen (en te laten ervaren) welk gedrag bij welke waarde hoort en wat je kunt doen en zeggen als ze ziet dat mensen zich niet aan die waarden houden. Waarden zijn nutteloos als deze niet verbonden zijn aan gedrag. Het zou goed zijn om hier een waardencontract te maken met de deelnemers. De voorkeur gaat ernaar uit om dit offline te doen.
->Leestip: 4 manieren om jouw waarden in het leven te ontdekken
Soft skills
Succesvolle onboarding programma’s wijdden tijd aan de ontwikkeling van de soft skills van de nieuwe medewerkers. Vaak gaan die verder dan de vaardigheden opdoen voor een presentatie of op het gebied van gesprekstechnieken of planning. Bied hier de mogelijkheid aan dat de jonge medewerkers zichzelf beter leren kennen en zichzelf kunnen ontwikkelen. Hiervoor zijn tal van assessments voor beschikbaar (denk aan DiSC en kernkwaliteiten). Er kunnen workshops of trainingen gegeven worden over mindset, inclusie en persoonlijk leiderschap.
Sport en spellen
Naast presentaties, business casussen of workshops zijn er vaak ook spel- en sportonderdelen in het programma. Bij succesvolle onboarding programma’s heb ik gezien dat bij ieder onderdeel een connectie wordt gemaakt met een waarde en dat er voorafgaand een leeropbrengst is geformuleerd. Er wordt dus uitgelegd waarom we nu gaan boksen, een parcours met obstakels gaan lopen of een hoge toren gaan bouwen van spaghetti. Bedenk overigens alsjeblieft iets originelers dan dat laatste. Dit soort activiteiten zorgen er juist voor dat mensen met hun ogen gaan rollen. Niet lang geleden zag ik een opvallende activiteit. Deelnemers werden uitgedaagd om verschillende insecten te eten. Het was een succes omdat mensen gemotiveerd werden om buiten hun comfortzone te gaan. Het gaat erom dat de deelnemers de waarden, de missie, visie en de purpose van het bedrijf ervaren en voelen.
De rol van de begeleider
Bij succesvolle onboardingsprogramma ’s worden er kleine groepjes (van maximaal 20 personen) gemaakt. Ieder groepje heeft een trainer, begeleider of mentor die tijdens alle activiteiten bij het groepje blijft en meedoet. Zijn of haar rol is cruciaal en zij zorgen er niet alleen voor dat mensen daadwerkelijk meedoen. Op een aantal momenten van de dag reflecteert de begeleider samen met de groep over de activiteiten. Dan wordt er besproken wat de groep geleerd heeft, wat goed ging, wat niet, waarom deelnemers wel of niet meededen. Een goede begeleider maakt dan ook een verbinding met een waarde die belangrijk is voor een organisatie. Dus als vertrouwen een belangrijke waarde is en je ziet als begeleider dat je groepje altijd te laat is voor de volgende activiteit, dan heb je het hierover. Wat goed werkt is als je hiervoor ook medior en senior medewerkers van het bedrijf of de organisatie inzet.
All Blacks en onboarding
Nieuwe en jonge nieuwe spelers die bij de All Blacks, het nationaal Rugby Team van Nieuw-Zeeland komen, worden altijd gekoppeld aan de oudere spelers. Het is de taak van de oudere spelers om de jongeren te leren over de waarden en de rituelen van de All Blacks en wat van hen verwacht wordt. De jongeren moeten dan luisteren. Het is effectiever dat ze dat van hun (oudere) medespelers horen dan van hun coach of trainer.
Netwerken
Alle onboardingsprogramma ‘s die ik heb meegemaakt, hebben een sociaal programma. Dat zijn borrels, barbecues en feesten maar ook gewoon de lunches. Dit zijn goede momenten om te netwerken en je nieuwe collega’s beter te leren kennen. Dan weet je nog beter bij wie je kunt zijn als je in je werk ergens tegenaan loopt. Het is mooi als er bij deze sociale onderdelen rekening wordt gehouden met de rest van het programma. Na een zwaar diner raad ik het af om een inhoudelijke presentatie te geven en verwacht ook niet dat de deelnemers de dag na een feest vroeg komen opdraven om een casus te behandelen.
Overige aspecten
Ik heb het als slot nog over de praktische aspecten die ervoor zorgen dat de onboarding nog beter verloopt.
Programma
Vaak komen deelnemers naar me toe met de vraag waar ze hoe laat moeten zijn. Bij succesvolle on site onboarding programma’s hebben de mensen achter op hun naamkaart, hun programma staan. Zorg ervoor dat het programma op een bord staat weergegeven op een centrale plek; Liefst met een plattegrond.
Roulatie
Zorg ervoor dat dezelfde mensen niet altijd in een groepje zijn en rouleer ook de begeleiding. Zo leren de deelnemers nog veel meer nieuwe mensen kennen.
EHBO
Vaak vergeten op onboarding evenementen. Veiligheid staat voorop. Ik ben een gecertificeerde EHBO-er. Dat is handig als er iets gebeurt tijdens een workshop of training. Het komt voor dat mensen zich niet zo goed voelen tijdens mijn workshops of dat ze gestoken worden door een wesp. Ik neem altijd een eerste hulp koffertje mee voor het geval dat ik op een afstand van het hoofdgebouw moet trainen. Het is alleen niet handig als ik als enige van een groep van 200 personen eerste hulp kan verlenen. Het zorgt ervoor dat ik niet of te laat bij mijn workshops kom en dat wil ik niet. Maak afspraken met de organisatie dat er voldoende EHBO-ers zijn.
Afscheid nemen
Het zou mooi zijn als het onboardingsprogramma een belangrijk ritueel is van een organisatie. Een afscheid na een mooi en intensief programma, is een ritueel.
Maar het kan ook voorkomen dat mensen niet mee willen doen bij een activiteit, ongeacht welke reden dan ook. Dat moet kunnen want er zijn heel veel staten van bewustzijn aanwezig bij de verschillende activiteiten. Je kunt als organisator met je programma helaas niet aansluiten bij alle staten van bewustzijn van de deelnemers.
Naast de sollicitatieprocedure van nieuwe kandidaten, is de onboarding een uitgelezen moment om de toekomstige medewerkers beter te leren kennen en na te gaan of ze passen binnen de organisatie. Als deelnemers constant niet meedoen, zich niet houden aan het waardencontract of ronduit tegenwerken, dan kun je je als organisatie afvragen of dit de juiste persoon is voor het bedrijf.
De All Blacks hanteren een “No dickhead” policy. Als iemand geen teamspeler is en de boel verstoort, dan wordt afscheid van hem genomen.
Het werkt ook de andere kant op: Als iemand, tijdens een onboarding, er zelf achter komt dat het bedrijf en het Waarom niet bij hem of haar past, dan moet het ook mogelijk zijn om afscheid te nemen. Vaak worden deze mensen belangrijke ambassadeurs van het bedrijf.
Evaluatie
De onboardings waarbij ik betrokken ben geweest, evalueren alle sessies, de trainers, facilitators en workshops van het onboardingprogramma. Ook nodigen zij deelnemers en alle betrokkenen uit voor feedback. Dit zal bedrijven en organisaties helpen om hun onboardingprogramma’s te verfijnen en in de toekomst nog succesvoller te maken.
Wanneer is een onboarding voor jou succesvol? Wat zijn voor jou onmisbare onderdelen van een onboardingsprogramma? Laat me het weten in het commentaarveld hieronder. Andere lezers van dit artikel en ik kijken ernaar uit om van je te lezen!
Dank voor het lezen tot hier & het delen van dit artikel met jouw collega’s, vrienden of familie. En alsjeblieft DEEL dit artikel met je netwerk op X, Facebook en LinkedIn door op de knoppen hieronder te drukken zodat zij er ook profijt hebben van dit artikel over succesvolle onboarding programma’s. Je mag delen van dit blog overnemen als je de bron vermeldt.
Heb je een fout gezien in dit artikel? Laat me het weten! Ik ben je dankbaar!
Bron:
-James Kerr, Legacy: What The All Blacks Can Teach Us About The Business Of Life
