4 ongewone tips voor een verschrikkelijke vergadering

Zilvold Coaching Training Blog verschrikkelijke vergadering
7 min read

Samenvatting:
Als je leidinggeeft aan een team van specialistische professionals, dan kan het een uitdaging zijn om ze enthousiast te maken voor jouw volgende vergadering. De kans bestaat dat ze veel liever doorwerken aan hun eigen project. In dit artikel geef ik je 4 ongewone tips hoe je ze kunt motiveren om actief bij te dragen aan de verschrikkelijke vergadering.

For English, click here.

Je geeft leiding aan een team professionals. Echte specialisten op hun vakgebied. Het liefste zijn ze alleen maar vakinhoudelijk bezig. Vergaderingen of teammeetings vinden ze echt verschrikkelijk en een verspilling van hun tijd.

In eerdere artikelen schreef ik over hoe je om kunt gaan met weerstand van een groep en hoe je een vergadering krachtig kunt starten. Maar wat als niets deze medewerkers in beweging brengt tijdens een overleg?


Dit is zeker herkenbaar voor 1 persoon in mijn netwerk. In deze blog geef ik je 4 tips voor wat je kunt doen om ervoor te zorgen dat professionals nog sneller terug willen naar hun werkplek.

1. Begin met een dansje

Aan het begin van het overleg zet je dansmuziek op. Hier heb ik een paar nummers voor je om te presteren. Zelf kan ik jou en jouw team ook een krachtige dans leren.

De kans is groot dat jouw professionals blijven zitten of, sterker nog, weglopen. Bewegen zal een effect hebben op de bloedsomloop en op de mindset van jouw professionals. Wil je hen dat duidelijk maken dan zal je dat met een (wetenschappelijke) onderbouwing moeten komen en ze een paar simpele stretchoefeningen te laten doen.

Dit zal ongetwijfeld buiten de comfortzone liggen van de meeste van jouw professionals maar ik ben ervan overtuigd dat het een impact zal hebben op de vergadering.

2. Zet niets op de agenda

Nodig je professionals uit voor een vergadering en zet niets op de agenda of een vaag agendapunt. Vraag aan iedereen waar ze over willen praten. Een beetje slap en nutteloos praten zullen ze verschrikkelijk vinden.

Professionals hebben behoefte aan een duidelijk kader. Het liefste ontvangen ze een gedetailleerde agenda met een begin- en eindtijd. Vraag ze van tevoren welke agendapunten er besproken moeten worden en laat ze het zelf voorbereiden. Zoek onderwerpen waar zij enthousiast van worden en die hen interesseren.
Dat betekent wel dat je op een of andere manier erachter moet zien te komen wat jouw professionals bezighoudt. Dat gaan ze waarschijnlijk niet in een groep vertellen dus maak een (lunch) afspraak met hen individueel om meer te weten te komen. Als je elkaar beter kent, is het ook gemakkelijker om samen te werken.

3. Doe een ice-breaker

Zie 1. maar deze activiteit is speciaal voor mensen die niet van het type ice-breaker zijn. Het heet “In of Uit” en duurt maar 5 minuten. De professionals hoeven zich niet te bewegen.
Wat je nodig hebt is een flipchart met markers en een lijst met “Ins en uits”. Die kun je aan het eind van ieder jaar vinden in kranten, tijdschriften of op internet zoeken naar trends voor het aankomende jaar.

Neem een lijst met “Ins” en “Uits” door met je professionals. Leg uit dat je het misschien niet eens bent met wat op de lijst staat maar dat het desondanks toch gedrukt is. Wat in en uit is, hangt namelijk samen met gedrag van mensen. Er is nooit een unanieme overeenkomst voor al ons gedrag.

Vraag nu aan de groep om gezamenlijk een lijst te maken met wat “In is en wat “Uit” is voor de organisatie. Je kunt dit ook doen voor een bepaald onderwerp dat op dat moment actueel is.

Een bijkomend voordeel van deze activiteit is dat jij als leider een beter beeld hebt van wat de professionals verwachten voor de aankomende periode binnen jullie werkveld. Wellicht dat dit in een vervolg overleg besproken kan worden.

4. Nodig een inspirerende spreker uit

De Succesformule voor een inspirerende sessie zullen sprekers zijn die praten over onderwerpen zoals “liefde als succesformule in het zakelijke leven” of “In 12 stappen naar een gelukkiger leven in overvloed”. De kans is groot dat deze onderwerpen niet erg aanspreken of zelf verschrikkelijk soft zijn voor jouw professionals.

Zilvold Coaching & Training Speaker

Wat je wel kunt doen is een spreker uitnodigen van buiten jullie organisatie die ook werkzaam is in hetzelfde of een aangrenzend vakgebied. Dat zou iemand van een universiteit of onderzoeksinstituut kunnen zijn.

DISC

Binnen het DISC communicatie profiel is een groep van professionals, vaak mensen die accuraat en consciëntieus zijn (het C profiel). Zij vinden processen en kwaliteit erg belangrijk. Terugkomende waarden zijn hoge standaarden, voorzichtige analyses en diplomatie. Wat je je kunt afvragen als leider van een dergelijke groep is:

  • of er wel genoeg risico genomen wordt
  • in hoeverre jullie niet te gedetailleerd bezig zijn en of zij geen actie moeten ondernemen?
  • of er wel voldoende aandacht is voor emotionele en sociale behoeften van de groepsleden (zie 2)
  • wat de frustraties en uitdagingen zijn (zie 2 en 3).

Voor meer duidelijkheid en handvatten voor betere communicatie en samenwerking, kun je een DISC communicatie test doen. Het geeft ook inzicht hoe professionals met verschillende communicatieprofielen beter met elkaar kunnen samenwerken. Voor meer informatie, lees dan dit artikel of dit artikel over effectief omgaan met conflicten en neem contact met mij op.

Ingebed Waarom

Wat je je ook kunt afvragen is hoe de cultuur van jouw groep kan bijdragen aan het succes van de organisatie. Dat zal sterker worden als het Waarom, de purpose, overtuiging of de WHY de groep duidelijk wordt.

Dit is een ingebed Waarom en kan anders zijn dan die van de organisatie.
Als dit duidelijk is, zal het een saamhorigheid geven tussen de groepsleden en een verbinding maken met de rest van de organisatie.

De Waarom van andere afdelingen kunnen anders zijn dan die van jouw groep van professionals. Als het duidelijk wordt wat jullie ingebedde waarom is, zal het duidelijk worden hoe jullie het beste kunnen samenwerken en wat jullie unieke bijdrage is naar een gemeenschappelijk doel. Voor meer informatie over de ingebedde (geneste) waarom, kun je hiernaartoe gaan en contact opnemen met mij.

Hoe motiveer jij jouw professionals om een actieve bijdrage te leveren aan een vergadering? Laat me het weten in het commentaarveld hieronder. Ik en andere lezers van dit artikel kijken ernaar uit om van je te lezen!

Dank voor het lezen tot hier & het delen van dit artikel met jouw collega’s, vrienden of familie. En alsjeblieft DEEL dit artikel met je netwerk op Twitter, Facebook, Google+ en LinkedIn door op de knoppen hieronder te drukken zodat zij er ook profijt hebben van deze 4 ongewone tips voor een nog verschrikkelijkere vergadering.

Heb je een fout gezien in dit artikel? Laat me het weten! Ik ben je dankbaar!

Bronnen:
-Simon Sinek, Vind je Waarom
-Edie West, 201 Icebreakers

Share Button

Comments

comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *